Istilah lingkungan eksternal merujuk pada factor-faktor dan kekuatan yang berada di luar organisasi namun mempengaruhi konerja organisasi. Lingkungan eksterrnal memiliki dua komponen : lingkungan spesifik dan lingkungan umum.
a. Lingkungan spesifik
Meliputi kekuatan eksternal yang secara langsung mempengaruhi keputusan dan tindakan para manajer dan secara langsung relevan dengan pencapaian sasaran organisasi. Kekuatan utama yang membentuk lingkungan spesifik adalah pelanggan, pemasok, pesaing, dan kelompok kepentingan masyarakat.
b. Lingkungan umum
Meliputi kondisi-kondisi ekonomi, politik dan hokum, social-budaya, demografis, teknologi, dan global secara luas.
Lingkungan yang berada di sekitar organisasi kondisinya berbeda-beda. Untuk itu suatu organisa perlu mengenal lingkungannya untuk kemudian menyesuaikan dengan struktur organisasi yang dibentuk. Terdapat dua jenis lingkungan eksternal yang secara umum mempengaruhi organisasi.
Bila komponen suatu organisasi , kita dapat menyebutnya dengan lingkungan dinamis. Lingkungan yang dinamis biasanya dihadapi oleh industry music. Berbagai kemunculan situs downloading telah membuat industry music kewalahan dalam mempertahankan omzetnya. Komponen yang kedua, bila lingkungan hampir tidak pernah berubah, maka kita dapat menyebutnya dengan lingkungan stabil. Lingkungan stabil terjadi jika dalam suatu perusahaan tidak terdapat pesaing, kalaupun ada tidak terjadi persaingan yang berarti. Contoh perusahaan dengan lingkungan stabil adalah perusahaan korek gas Zippo. Terdapat beberapa pesaing saja dan sedikit sekali terobosan teknologi di lingkungannya.
Keberadaan struktur organisasi diperlukan untuk menghadapi peluang dan ancaman dari lingkungan organisasi sendiri. Akan tetapi, tidak semua bentuk struktur organisasi sesuai dengan kondisi lingkungan eksternalnya.
Dari table di atas, dapat diketahui jika lingkungan eksternal mempengaruhi struktur organisasi. Struktur organisasi sederhana sesuai dengan lingkungan organisasi yang sederhana dan perubahan lingkungan relatif dinamis. Struktur organisasi fungsional sesuai dengan lingkungan organisasi yang sederhana dan relatif stabil. Struktur organisasi divisional sesuai dengan lingkungan organisasi yang relatif kompleks tetapi dengan tingkat perubahan relatif kecil (stabil). Sedangkan struktur organisasi Matriks / Tim / Networks sesuai dengan lingkungan organisasi yang kompleks dan tingkat perubahan yang dinamis.
Bagaimana lingkungan eksternal secara tidak langsung mempengaruhi struktur organisasi ?
a. Struktur matriks dipengaruhi oleh pelanggan
Sebuah organisasi ada untuk melayani kebutuhan para pelanggan yang menggunakan output organisasi tersebut. Para pelanggan merupakan salah satu sumber ketidakpastian bagi organisasi, karena selera mereka dapat berubah. Untuk itu, perusahaan biasanya menerapkan struktur organisasi matriks. Berikut ini adalah struktur organisasi PT Indofood Sukses Makmur.
b. Struktur divisional dipengaruhi oleh pesaing
Jika suatu organisasi memiliki sedikit pesaing, atau dengan kata lain lingkungan ekstrnalnya bersifat stabil, maka secara tidak langsung struktur organisasi akan mengacu pada arah divisional, atau mengarah pada divisi-divisi tertentu.
Struktur organisasi yang diterapkan pada PT. DMK Cargo :
Jabatan Manajer ditentukan sesuai kebutuhan divisional, oleh sebab itu struktur organisasi PT. DMK hanya dibagi menjadi 3 divisi dengan 3 manajer, yaitu Manajer Operasional, Manajer Keuangan dan Manajer Pemasaran. Manajer Operasional membawahi divisi Outgoing ( pengiriman barang ), divisi Incoming ( penerimaan barang ), dan divisi administrasi dokumen. Setiap divisi dibawah naungan manajer operasional memiliki karyawan first liner masing – masing. Manajer Keuangan membawahi 3 orang karyawan, yaitu petugas kasir, petugas penagihan dan petugas accounting. Sedangkan Manajer Pemasaran dalam struktur yang digambarkan tidak memiliki bawahan, hal tersebut dikarenakan fungsi bawahan tidak terlalu optimal jika diadakan. Sebagai ganti fungsi tersebut, bidang pemasaran juga dibantu oleh direktur. Divisi HRD tidak digambarkan dalam struktur organisasi yang ada diatas, karena pada aktualnya, fungsi divisi ini telah dilakukan oleh direktur yang dibantu oleh para manajer. Sehingga dalam proses seperti rekruitmen karyawan, penilaian dan evaluasi kinerja wewenang dipegang oleh direktur dengan mempertimbangkan masukan dari karyawan. (http://www.dmkcargo.com/content.php?page=6)
c. Struktur fungsional dipengaruhi oleh kondisi politik/hokum
Hokum dan peraturan nasional serta daerah, di samping huku internasioanl, juga mempengaruhi apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh suatu organisasi. Sebagai contoh, peraturan yang mengatur perguruan tinggi dan organisasinya, yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.60 tahun 1999.
Gambar diatas adalah struktur organisaasi fungsional yang ditetapkan oleh fakultas pertanian UGM.
(http://tp.ugm.ac.id/site/index.php?option=com_content&view=article&id=74&Itemid=145)
d. Struktur organisasi sederhana dipengaruhi oleh pemasok
Suatu organisasi dengan keberadaan pemasok yang sudah selalu ada atau berlangganan, dan komponen dalam organisasi tersebut tidak begitu beragam walaupun berubah. Maka organisasi tersebut biasanya akan menerapkan struktur organisasi sederhana saja.
Struktur organisaaasi dengan tipe sederhana biasanya dipakai oleh perusahaan konstruksi yang bergerak dalam bidang pembangunan infrastruktur. Perusahaan konstruksi biasanya memiliki pemasok tetap untuk kebutuhan mereka seperti pemasok semen, pasir, batu, cat, dan lain sebagainya. Barang-barang yang dipasok cenderung tetap, kalaupun berubah perubahan itu terletak pada jenisnya, dan hal itu ditanggung oleh pemasok.
Contoh perusahaan konstruksi dengan struktur organisasi sederhana :
http://www.tirtomili.com/tentang-kami/struktur-organisasi/
PT Tirto Mili adalah sebuah perusahaan konstruksi yang biasa bekerja sama dengan pemerintah dan membangun beberapa perumahan dengan harga terjangkau. Dapat kita lihat, struktur organisasi yang mereka gunakan sederhana, hanay melibatkan beberapa orang saja. Itupun hanya menyangkut mekanisme penanganan pembuatan konstruksi dan pengadaan bahan baku.
REFERENSI :
Stephen P. Robbins& Marry Coulter, Manajemen (Edisi Kesepuluh, Jilid1), Jakarta:Penerbit Erlangga, 2010.
http://www.dikti.go.id/Archive2007/pp_60_th_1999.htm
Tidak ada komentar:
Posting Komentar